Lo primero que quiero contarte en este artículo es que “el tiempo” es un concepto subjetivo. Nada tiene que ver con hombres ni mujeres, ni con ninguna otra condición que podamos compartir o no. Sin embargo imparto estos talleres en el Programa Superior Mujer y Liderazgo de la Cámara de Comercio de Madrid, y en otros programas de empoderamiento femenino para empresas e instituciones que apoyan el ODS 5 de Naciones Unidas, puesto que, y sin que esto sirva de generalización, todavía y sobre todo en posiciones pre-directivas, es en la mujer en la que recae la mayor carga familiar además de hacerse cargo de su desarrollo profesional.
No obstante, todo lo que aquí te comparto forma parte también de talleres de desarrollo directivo y procesos de mentoring que llevamos a cabo con profesionales y directivos, hombres y mujeres, en empresas de todo tipo.
El tiempo es un concepto subjetivo.
Me gusta comenzar mis talleres con un vídeo en el que se visualizan instantes de la vida cotidiana. Prácticamente no hay relato ni texto. Solo imágenes que duran, algunas muy poco, otras son extraordinariamente eternas, se graban en tu retina y olvidas todo lo demás. La percepción depende exclusivamente del observador. “¿Qué os parece este vídeo? ¿Qué os evoca?” Algunos rostros te devuelven una sonrisa, reflexionan sobre lo efímero de un instante, se preguntan internamente si han saboreado adecuadamente el último abrazo que les dio su padre, o la sonrisa de su hijo pequeño, o el almuerzo de aquel día… no, qué va… fue engullido a toda velocidad para pasar a la tarea siguiente. Y como decía John Lennon… “hay gente que hace de todo menos vivir”… queremos llegar a todo, y al final nos perdemos la vida.
La siguiente pregunta es: “¿A quién le ha parecido largo?” y después “¿A quién le ha parecido corto?”. La audiencia suele dividirse, un 60-40, 50-50 o 70-30, entre una y otra opción. “Por tanto… ¿el vídeo es largo o corto?”. En realidad no es ni largo ni corto, dura exactamente 3 minutos y 56 segundos. Cada cual considera el tiempo, un proceso, una tarea, según su percepción subjetiva, y esto tiene un alto condicionamiento en nuestra productividad. No es lo mismo pensar que no tenemos tiempo de abordar un cometido, que creer que disponemos de un amplio margen. Podemos prescindir de la planificación adecuada o caer en la procastinación, dependiendo de nuestra percepción subjetiva del tiempo.
El propósito como brújula para la gestión del tiempo.
Tal vez conozcas la fábula de los tres picapedreros de Péguy. Charles Péguy va en peregrinaje a Chartres. Observa a un tipo cansado, que suda y que pica piedras y le pregunta: “¿qué está haciendo señor? -Acaso no ve, pico piedras; es duro, me duele la espalda, tengo sed, tengo calor. Practico un sub-oficio, soy un sub-hombre”. Péguy continúa y ve más lejos a otro hombre que pica piedras, que no se ve tan mal. “¿Señor qué hace? -«Gano mi vida. Pico piedra, no he encontrado otro oficio para alimentar a mi familia, estoy muy contento de tener éste”. Péguy continúa su camino y se aproxima a un tercer picapedrero que esta sonriente y radiante y le hace la misma pregunta, y este responde: “yo señor, construyo una catedral”. El hecho es el mismo, la atribución de sentido es completamente diferente.
Ahora, ¿cuántas veces te preguntas, ante una acumulación de tareas, “para qué hago esto”? ¿cuántas veces vinculas lo que estás haciendo con tu propósito? Con frecuencia me encuentro con el problema de la conciliación familiar, con un sentimiento de culpa por no atender a la familia y de frustración por la tarea a realizar. Sin embargo, cuando te haces estas preguntas rápidamente surge una respuesta: “esto es importante, pero puede esperar a mañana, ahora voy a dedicarme a mi familia”; ó “estoy deseando estar en casa pero esto es vital para nuestro futuro, si le dedico unos minutos más puedo acabarlo y todavía llego a tiempo”. Muchas veces simplemente nos victimizamos por que no disponemos del tiempo para hacer todo lo que queremos, en lugar de entender qué es importante para nosotros.
De igual forma pasa con los llamados “ladrones de tiempo”. La mayoría de las personas no saben gestionar de manera asertiva un “ahora no estoy disponible” o “en unos minutos te aviso para que podamos agendar ese asunto”. Sin embargo, si entendemos el papel que juega esa tarea en nuestro propósito no permitiremos que nada se interponga en él. El propósito nos permite priorizar nuestra dedicación. En el último taller me compartía una increíble mujer todas sus responsabilidades profesionales, políticas, sociales y familiares. Realmente me quedé impresionada y la felicité. “Lo que más me cuesta es llevar una vida perfecta, con todas esas facetas”, me dijo. “¿Qué es una vida perfecta?”, le pregunté. Charlamos durante unos minutos, retando su concepto de perfección. Para cualquiera de los demás participantes, su gestión y su vida eran admirables. “¿Qué sucedería si entendieras que todo es perfecto así?, ¿Qué no tienes que hacer ni conseguir nada más?”. La mujer se relajó e hizo una llamada para suspender un compromiso que tenía aquella noche: “llevo meses queriendo tomarme una noche para mí”, me dijo aliviada. Todo cabe en nuestra agenda, solamente tenemos que preguntarnos sobre lo que es importante.
Solo existe el momento presente.
El tiempo, por tanto, es un concepto mental teñido por nuestros intereses y estados de ánimo. En realidad, el ser humano solamente puede vivir el momento presente. Es el único momento que realmente existe. Lo que ocurre es que podemos dedicar ese momento a pensar sobre el pasado, sobre el futuro, a concentrarnos sobre algo, o a divagar sobre el concepto que tenemos sobre nosotros mismos o sobre los demás. Si entendemos esto en profundidad, y lo integramos en nuestro comportamiento, observaremos que la vida experimenta un giro radical y que somos mucho más productivos y felices. Todas las técnicas de gestión del tiempo se vuelven improductivas si dejamos que nuestra mente divague por estas cuatro dimensiones distintas al aquí y ahora. Moss, R. (2010) llamó a este diagrama “el mandala del Ser”, y se puede hacer un trabajo profundo y bonito con este concepto.
Claves para ser productivo en el momento presente:
Una vez entendemos el punto anterior, aquí te dejamos unas claves para incrementar tu productividad:
- Hazte con una agenda. Solo tenemos una vida, anotar solamente las cuestiones profesionales o no agendarlas, no nos permite realizar una buena gestión de nuestro tiempo.
- Identifica tus períodos de máxima productividad. Todos tenemos biorritmos que se suelen repetir. ¿Eres más alondra (madrugador) o más buho (trasnochador)? Adapta tus momentos de trabajo o máximo rendimiento a tus ritmos vitales.
- Crea tu propia técnica pomodoro: Francesco Cirillo creó esta técnica denominada así por la forma de tomate que tienen los relojes de cocina, en los que se programa un tiempo para la cocción de la receta a elaborar. La técnica, inicialmente contempla períodos de trabajo de 25 minutos y descansos de 5 minutos. Del mismo modo, cada persona puede medir sus tiempos de alto rendimiento y descanso adecuados a su biorritmo. En mi caso, cada 2 realizo un descanso de 15 minutos.
- La matriz de Eisenhower: Distingue entre lo urgente e importante (siempre atendiendo a tu propósito personal) y decide qué hacer con cada cosa, atendiendo al momento presente. Esta matriz nos da dos pautas para entender qué hacer con cada tarea, y es uno de los criterios más efectivos de gestión del tiempo para directivos.
- GTD: Getting Things Done. David Allen nos propone un método para mejorar la productividad partiendo de si lo que entra en la bandeja de entrada no requiere acción (en cuyo caso se archiva o tira) o si la requiere. En este caso, si se trata de un conjunto de acciones se abre un proyecto. Si por el contrario, es solamente una acción, hay que preguntarse de nuevo si dura menos de 2 minutos (en cuyo caso sugiere realizarla), y en caso de que exceda los dos minutos, se planifica, delega o agenda.
Nota: En Ynfinit llevamos a cabo procesos individuales o grupales de cambio de mindset para directivos y profesionales con resultados probados en su productividad.
Testimonio: “Es el primer año en 30 de Carrera que paso el mes de enero (cierre anual) sitiéndome ligero, sereno, seguro y holgado en plazos. Soy más efectivo en mi trabajo y en mi vida, disfruto mucho más cada momento y tomo decisiones más conscientes. Eso me da una sensación de libertad que antes no tenía, pensaba que las circunstancias eran las que me generaban la presión y tensión que habitualmente se vive en una posición de dirección. La verdad es que nada externo ha cambiado, probablemente se ha recrudecido, sin embargo, ahora me resulta mucho más manejable. Ser consciente de mi patrón automático me abre posibilidades que antes no veía. Mi relación con mi equipo y mis pares es más fluida. Estoy enormemente agradecido de este viaje interior, ¡es mejor que un viaje al Caribe!”. Olivier M. Director Financiero.